Verwaltung mobiler Devices – Die versteckten Kosten der selbstständigen Verwaltung

Mobile Unternehmenskommunikation gehört zum Alltag moderner Unternehmen. Spätestens seit der Corona-Pandemie, in der knapp 25% der Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice versetzen mussten, ist mobile Kommunikation unverzichtbar. Mehr als 10 Millionen Arbeitnehmer befinden sich in Deutschland aktuell im Homeoffice und sind auf mobile Devices angewiesen.

Doch wie viel Aufwand steckt tatsächlich in der selbständigen Verwaltung einer mobile Flotte?
Wir zeigen euch die versteckten Kosten, legen Erfahrungsberichte aus mehr als 7 Jahren und Statistiken zugrunde.

Der Prozess

In diesem Bericht werden wir mit Ihnen, anhand der Muster GmbH, die Anschaffung 100 mobiler Devices simulieren. Gemeinsam schauen wir hinter den Vorhang und zeigen die Grenzen der mobilen Selbstverwaltung auf.

Die Muster GmbH ist in unserem Modell, ein mittelständisches Unternehmen mit knapp 150 Mitarbeitern, von denen wiederum 100 mit mobile Devices ausgestattet sind. Im Juni 2021 endet die Laufzeit der aktuellen Smartphone Generation der Muster GmbH. Mobilfunkverträge laufen aus – müssen verlängert oder neu verhandelt werden, die alte Hardware kommt weg und neue Devices werden angeschafft.

Ein Prozess, der auf den ersten Blick sehr simpel klingt und häufig an Abteilungen wie den Einkauf oder die Firmen-IT weitergeleitet wird. Diese vermeintlich schnell gelösten Aufgaben sind in der Realität echte Zeit- und Ressourcenfresser. Schauen wir uns aus diesem Grund den umfangreichen Prozess der Beschaffung an.

Die Beschaffung

Die Herangehensweise bei der Beschaffung von Smartphones ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die Muster GmbH jedoch entschied sich, im ersten Schritt Ihren aktuellen Smartphone Bestand aufzulisten. Nach Abschluss dieser Zählung, häufig mithilfe von Excel-Tabellen, konnte festgestellt werden, dass insgesamt 112 Geräte zur Firmenflotte gehören.

Dieser Firmenpool hat einen gewissen Restwert. Sich mit den aktuellen Marktpreisen auseinanderzusetzen, verschiedene Ankäufer zu kontaktieren und zukünftig den bestmöglichen Preis zu erzielen ist meist aufwendig und kostet Zeit. Zeit die ein IT-Leiter oft nicht hat.
So werden die Geräte vorab zu Minderpreisen an einen Ankäufer abgetreten. Im Rahmen der Rückführung werden Sie diesem Ankäufer dann zugestellt. Ressourcen und Kapital gehen verloren.

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Nachdem die Muster GmbH ihr Kapital berechnet hat und Ihre finanziellen Möglichkeiten abgewägt hat, stellt sich die Frage welche Smartphones sollen es werden und wie beschaffe ich diese. Eine umfangreiche Prüfung aller Devices und die Möglichkeiten diese ins Unternehmen einzubinden, kostet Zeit und abermals Ressourcen.

Die Muster GmbH entschied sich für insgesamt 80 iPhone 11 mit 128GB und für die Führungspersonen ein iPhone 12 Pro mit 256 GB und beginnt sofort mit der Suche nach dem besten Preis.
Wieder steht die Muster GmbH vor einer langen Aufgabenliste voller Meetings mit Distributoren und Carriern. Bei all den Angeboten, die sie in dieser Zeit haben werden, geben wir Ihnen einen Hinweis:

Sie werden nie den bestmöglichen Preis erhalten. Mit einer Abnahmemenge von 100 Geräten hat die Muster GmbH keinen Impact auf den Carrier oder den Distributor der Devices und bewegen sich nur knapp unter dem Listenpreis. 

Zusätzlich gilt die Verfügbarkeit als ein häufig unterschätztes Risiko. In der aktuellen Zeit ist es herausfordernd, eine Großbestellung von 100 Devices auszulösen und diese zum gewünschten Zieltermin zu erhalten. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Muster GmbH alle Hürden der Beschaffung erfolgreich meistern konnte. Wie geht es nun weiter?

Der Rollout

In diesem Teilprozess der Hardwareintegration wird der Aufwand regelmäßig unterschätzt. Es handelt sich hierbei nicht um einen einfachen Hardware-Austausch.

Alle Smart-Devices enthalten bereits wichtige Kontakt- und Unternehmensdaten. Ohne passende Anleitung und DSGVO-Konforme Sicherung gehen wichtige Daten verloren. Außerdem gilt es, zu jedem Zeitpunkt die Unternehmenskommunikation aufrecht zu erhalten, also keine Ausfallzeiten von Devices zu riskieren.

Den Prozess der Beschaffung haben wir hier, vereinfacht dargestellt! Die Herausforderungen im B2B Markt sind wesentlich komplexer und herausfordernder:

Nach Auswertung mehrerer hundert Kundendaten haben wir den Beschaffungsprozess, bestehend aus Bestellung, Annahme und Einbuchung der Neugeräte, Registrierung im DEP/MDM, Staging, Verpackung und Versand der Geräte mit 1,5 Stunden pro Device veranschlagt zzgl. Materialkosten für das Staging und den Versand.

Über die gesamte Laufzeit der Devices entstehen verschiedene Hürden mit und rund um die Devices. Neben täglicher Anfragen rund um den SIM-PIN, abnehmender Akku-Leistung und Zusatzoptionen fallen größere Themen an. Im weiteren Verlauf wollen wir mit der Muster GmbH noch die klassischen Schadens und Reparatur-Fälle sowie das Mitarbeiter On- und Offboarding beleuchten.

Schadens- und Reparaturfall

Greifen wir nun den klassischen Schadens- oder Defektfall am Gerät auf. Sollte das Device eines Mitarbeiters ausfallen, unabhängig davon ob eigenverantwortlich oder durch einen technischen Defekt steht die Aufrechterhaltung der Kommunikation an oberster Stelle.

In aller Regel bleiben hier wesentliche Arbeitsschritte, wie die zertifizierte Datenlöschung, oder die Reparatur des defekten Device, auf der Strecke. Der selbstständige Austausch- und Reparatur-Service fällt durchschnittlich bei 10-20% der Smartphone Flotte an – Unterschiede sind abhängig vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens wie Baustellen, Büros, Außendienste uvm.

Wir kalkulieren bei einem klassischen Schadensfall folgende Arbeitsschritte

Insgesamt kommen wir bei der Muster GmbH, bei einem Schadensfall von bis zu 20 Geräten ,auf einen Aufwand von über 28 Stunden, im Rahmen der Laufzeit. Die Prozesse hierbei müssen effizient und reaktionsschnell sein.
Doch wie kann das gewährleistet werden? Oft wird in diesen Prozess die Firmen-IT eingebunden, eine ressourcen- und zeitfressende Aufgabe für die es keine optimierten Prozesse gibt und dadurch häufig im Alltagsgeschäft untergehen.

On- und Offboarding

Statista veröffentlichte im Jahr 2019 eine Übersicht der Fluktuation von Mitarbeitern aufgeteilt auf Wirtschaftszweige. Im Schnitt verließen somit 36% der Mitarbeiter ein Unternehmen oder kamen wieder dazu.
Neben den ohnehin herausfordernden Aufgaben der Fluktuation und des Mitarbeiterzuwachs muss die Muster GmbH sich jährlich mit zahlreiche On- und Offboarding Prozessen rund um die Mitarbeiter und den mobile Devices befassen.

Die Herausforderungen um das Mitarbeiter On- und Offboarding liegen auf der Hand 

Das Mitarbeiter On- und Offboarding stellt Unternehmen häufig vor Hürden, die nicht nur eine Abteilung beanspruchen, sondern auch zum Kostentreiber und Ressourcenfresser avancieren.

Fazit

Die Aufwendungen der Verwaltung einer mobilen Flotte sind enorm. Sie bilden in den meisten Fällen keine vollwertige Stelle eines spezialisierten Mitarbeiters ab, sondern werden an verschiedenste Unternehmensteile ausgelagert. So finden sich regelmäßig Einkäufer, IT-Leiter, die Buchhaltung und das interne Service Management mit herausfordernden Aufgaben konfrontiert. Ressourcen werden gebunden und wesentliche Aufgaben als auch Prozesse leiden darunter.

Einen Spezialisten hierfür einzustellen lohnt sich häufig nicht. Die Prozesse laufen zu unregelmäßig auf und unterscheiden sich deutlich im Rahmen der Aufwendung. So kann eine Reparatur inkl. Austausch einige Stunden beanspruchen, während das Mitarbeiter On- und Offboarding sich zu einem komplizierten Sachverhalt entwickeln kann, an dem zahlreiche Abteilungen beteiligt werden.

Feste Kosten lassen sich auf diese Weise nur schwer beziffern. Doch stecken die häufigsten Kostentreiber im Personalaufwand, den zu teuren Tarifen und den hohen Preisen bei Hardwarebeschaffung.

Unternehmen verschenken Ressourcen und verursachen Kosten  durch komplizierte Prozesse der eigenständigen Verwaltung ihrer Mobilfunkflotte – Kosten, die Sie vermeiden können.