Mobile Unternehmenskommunikation gehört zum Alltag moderner Unternehmen. Spätestens seit der Corona-Pandemie, in der knapp 25 % der Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice versetzen mussten, ist mobile Kommunikation unverzichtbar. Mehr als 10 Millionen Arbeitnehmer befinden sich in Deutschland aktuell im Homeoffice und sind auf mobile Devices angewiesen.

Doch wie viel Aufwand steckt tatsächlich in der selbstständigen Verwaltung einer mobilen Flotte? Wir zeigen euch die versteckten Kosten, legen Erfahrungsberichte aus mehr als 7 Jahren und Statistiken zugrunde.

Der Prozess

In diesem Bericht werden wir mit Ihnen anhand der Muster GmbH die Anschaffung von 100 mobilen Devices simulieren. Gemeinsam schauen wir hinter den Vorhang und zeigen die Grenzen der mobilen Selbstverwaltung auf.

Die Muster GmbH ist in unserem Modell ein mittelständisches Unternehmen mit knapp 150 Mitarbeitern, von denen wiederum 100 mit mobilen Devices ausgestattet sind. Im Juni 2021 endet die Laufzeit der aktuellen Smartphone-Generation der Muster GmbH. Mobilfunkverträge laufen aus – müssen verlängert oder neu verhandelt werden, die alte Hardware kommt weg und neue Devices werden angeschafft.

Ein Prozess, der auf den ersten Blick sehr simpel klingt und häufig an Abteilungen wie den Einkauf oder die Firmen-IT weitergeleitet wird. Diese vermeintlich schnell gelösten Aufgaben sind in der Realität echte Zeit- und Ressourcenfresser. Schauen wir uns aus diesem Grund den umfangreichen Prozess der Beschaffung an.

Die Beschaffung

Die Herangehensweise bei der Beschaffung von Smartphones ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die Muster GmbH jedoch entschied sich im ersten Schritt, ihren aktuellen Smartphone-Bestand aufzulisten. Nach Abschluss dieser Zählung, häufig mithilfe von Excel-Tabellen, konnte festgestellt werden, dass insgesamt 112 Geräte zur Firmenflotte gehören.

Dieser Firmenpool hat einen gewissen Restwert. Sich mit den aktuellen Marktpreisen auseinanderzusetzen, verschiedene Ankäufer zu kontaktieren und zukünftig den bestmöglichen Preis zu erzielen, ist meist aufwendig und kostet Zeit. Zeit, die ein IT-Leiter oft nicht hat. So werden die Geräte vorab zu Minderpreisen an einen Ankäufer abgetreten. Im Rahmen der Rückführung werden sie diesem Ankäufer dann zugestellt. Ressourcen und Kapital gehen verloren.

<hr>

Nachdem die Muster GmbH ihr Kapital berechnet und ihre finanziellen Möglichkeiten abgewogen hat, stellt sich die Frage, welche Smartphones es werden sollen und wie sie diese beschaffen. Eine umfangreiche Prüfung aller Devices und die Möglichkeiten, diese ins Unternehmen einzubinden, kostet Zeit und abermals Ressourcen.

Die Muster GmbH entschied sich für insgesamt 80 iPhone 11 mit 128 GB und für die Führungspersonen ein iPhone 12 Pro mit 256 GB und beginnt sofort mit der Suche nach dem besten Preis. Wieder steht die Muster GmbH vor einer langen Aufgabenliste voller Meetings mit Distributoren und Carriern. Bei all den Angeboten, die sie in dieser Zeit haben werden, geben wir Ihnen einen Hinweis:

Sie werden nie den bestmöglichen Preis erhalten. Mit einer Abnahmemenge von 100 Geräten hat die Muster GmbH keinen Impact auf den Carrier oder den Distributor der Devices und bewegt sich nur knapp unter dem Listenpreis.

Zusätzlich gilt die Verfügbarkeit als ein häufig unterschätztes Risiko. In der aktuellen Zeit ist es herausfordernd, eine Großbestellung von 100 Devices auszulösen und diese zum gewünschten Zieltermin zu erhalten. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Muster GmbH alle Hürden der Beschaffung erfolgreich meistern konnte. Wie geht es nun weiter?

Der Rollout

In diesem Teilprozess der Hardwareintegration wird der Aufwand regelmäßig unterschätzt. Es handelt sich hierbei nicht um einen einfachen Hardware-Austausch.

Alle Smart-Devices enthalten bereits wichtige Kontakt- und Unternehmensdaten. Ohne passende Anleitung und DSGVO-konforme Sicherung gehen wichtige Daten verloren. Außerdem gilt es, zu jedem Zeitpunkt die Unternehmenskommunikation aufrechtzuerhalten, also keine Ausfallzeiten von Devices zu riskieren.

Insgesamt kommen wir bei der Muster GmbH bei einem Schadensfall von bis zu 20 Geräten auf einen Aufwand von über 28 Stunden im Rahmen der Laufzeit. Die Prozesse müssen dabei effizient und reaktionsschnell gestaltet sein.

Doch wie kann diese Effizienz gewährleistet werden? Oft wird die Firmen-IT in diesen Prozess eingebunden, was eine ressourcen- und zeitintensive Aufgabe darstellt, für die es häufig keine optimierten Abläufe gibt. Dadurch gehen diese Aufgaben im hektischen Alltagsgeschäft oft unter.

Die Herausforderungen rund um das Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding liegen auf der Hand.

Das Mitarbeiter On- und Offboarding stellt Unternehmen häufig vor Hürden, die nicht nur eine Abteilung beanspruchen, sondern auch zum Kostentreiber und Ressourcenfresser avancieren.

Fazit

Die Aufwendungen für die Verwaltung einer mobilen Flotte sind enorm. In den meisten Fällen spiegeln sie keine dedizierte Stelle eines spezialisierten Mitarbeiters wider, sondern werden auf verschiedene Unternehmensbereiche verteilt. Häufig sind Einkäufer, IT-Leiter, die Buchhaltung und das interne Service Management mit herausfordernden Aufgaben konfrontiert. Ressourcen werden gebunden und wesentliche Aufgaben sowie Prozesse leiden darunter.

Die Einstellung eines Spezialisten lohnt sich oft nicht. Die Prozesse sind unregelmäßig und variieren stark in ihrer Intensität. Eine Reparatur mit Austausch kann Stunden dauern, während das Mitarbeiter On- und Offboarding zu einem komplexen Sachverhalt werden kann, der zahlreiche Abteilungen involviert.

Feste Kosten lassen sich auf diese Weise nur schwer beziffern. Häufigste Kostentreiber sind der Personalaufwand, zu teure Tarife und hohe Hardwarebeschaffungskosten.

Unternehmen verschwenden Ressourcen und verursachen Kosten durch die komplizierten Prozesse der eigenständigen Verwaltung ihrer Mobilfunkflotte – Kosten, die vermieden werden können.