Gesetzkonformes Verhalten, sowie Integrität sind bei der TKD grundlegende Werte. Daher ist es von höchster Wichtigkeit, dass Regelverstöße frühzeitig intern erkannt und gelöst werden. Unser Whistleblowing-System macht es für Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte möglich, potenzielle Regelverstöße zu jeder Zeit zu melden.
Doch was ist ein Whistleblower-System?
Whistleblowing-Systeme gelten als Frühwarnsysteme zur Erkennung und Bekämpfung von Missbrauch. Es ist damit die Grundlage für ein erfolgreiches Risikomanagement.
„Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.“
(vgl. Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012)
So können Hinweisgeber oder Whistleblower (z. B. Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation, Lieferanten oder Bürger einer Stadt) das Hinweisgebersystem nutzen, um beobachteten Missbrauch ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu melden oder Sie können anonym Hinweise auf Regelverstöße melden. Hinweisgeber müssen keine Entlassung, Diskriminierung am Arbeitsplatz, Einschüchterung oder Versetzung befürchten.
Das Hinweisgebersystem sollte verschiedene Meldewege wie Postfächer, sprachbasierte Systeme wie Telefonhotlines, interne oder externe Ombudsleute, digitale Hinweisgebersysteme oder komplexe Systeme zur sicheren Übermittlung von Beschwerden umfassen.
Vorteile eines Whistleblower-Systems
1. Betrug bekämpfen
2. Vermeidung schädlicher Gerüchte
3. Verhindern, dass Probleme eskalieren
4. Verluste minimieren
5. Bewusstsein schaffen
6. Schaffen einer offenen Kultur
Welche Hinweisgebersysteme gibt es?
Briefkasten
Alle Systeme können auf den ersten Blick eine vertrauliche Berichterstattung garantieren. Doch bei genauerem Hinsehen erkennt man den Unterschied. Briefe können flexibel von fast überall auf der Welt verschickt werden, erreichen jedoch nicht immer den Verantwortlichen. Werden Insiderinformationen anonym verfasst, bleibt die Möglichkeit der Kommunikation gesperrt, um Rückfragen zur Aufklärung des beschriebenen Vorfalls zu stellen.
Whistleblowing Hotline: Sprachbasierte Hinweisgebersysteme
Ein weiterer Kommunikationskanal sind sprachbasierte Lösungen für von Menschen verwaltete Anwendungen oder Anrufbeantworter. Eine Erreichbarkeit rund um die Uhr und ggf. mehrsprachig bereitstellen zu können, erfordert jedoch einen hohen personellen Aufwand verbunden mit entsprechenden Kosten. Über den Anrufbeantworter können Sie keine Fragen stellen. Außerdem werden Antworten auf Nachrichten immer verzögert. Auch haben Insellösungen wenig Vertrauen in die Wahrung der Anonymität von Melder Identitäten. Sprachbasierte Lösungen sind jedoch als zusätzlicher Kanal für Hinweisgeber sinnvoll, die nicht auf das Internet zugreifen können oder wollen.
Ombudspersonen
Eine weitere verlässliche Möglichkeit der Auskunftserteilung ist die Kontaktaufnahme zu einer internen oder externen Ombudsperson, die in der Regel als Rechtsanwalt tätig ist. Sie können nicht nur Berichte während eines Gesprächs auswählen, sondern auch die Gültigkeit und Zuverlässigkeit von Insiderinformationen überprüfen. Ombudsperson sind leider nicht nur zeitlich und örtlich begrenzt verfügbar, sondern meist auch sprachlich eingeschränkt. Aus diesem Grund werden Ombudspersonen vor allem im lokalen Kontext oder in Verbindung mit anderen Meldewegen eingesetzt.
Warum ein Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen wichtig ist.
Unternehmen und Organisationen stehen derzeit vor neuen Compliance-Herausforderungen. Ab dem 17. Dezember 2021 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ein Hotline-System implementieren. Nach zwei Jahren gilt diese Verpflichtung auch für KMU mit 50-250 Beschäftigten. Die Richtlinie gilt auch für Behörden, Ämter, öffentliche Einrichtungen sowie Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern. Die Investition in ein internes Berichtswesen ist jedoch mehr als nur eine lästige Pflicht, sie zahlt sich in jeder Organisation auf vielen Ebenen aus.
- Es erfüllt gesetzliche Anforderungen
- Schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor Geld- und Freiheitsstrafen.
- Steigert Ihre Attraktivität für Geschäftskunden, Partner, Investoren, Banken und Mitarbeiter.
- Steigert Ihre eigene Attraktivität
- Fördert eine moderne, transparente und werteorientierte Sprach- und Unternehmenskultur, teilen Sie kritisches Wissen intern und motivieren Sie zur Problemlösung.
- Schützt Ihren Ruf vor Skandalen
- Erkennt Risiken frühzeitig
- Verstöße, Beschwerden oder regelwidriges Verhalten können somit frühzeitig erkannt werden.
Kriterien für ein erfolgreiches Hinweisgebersystem.
1. Datenschutz und Datensicherheit
Personenbezogene Daten werden verarbeitet, wenn ein Hinweisgeber eine vertrauliche Meldung macht. Daher müssen webbasierte Systeme höchste Anforderungen an den Schutz und die Sicherheit dieser Daten von der Erfassung bis zu ihrer Löschung erfüllen.
2. Verschlüsselungs- und Interaktionsmöglichkeiten
Die Möglichkeit, auf Wunsch anonym zu melden, senkt die Unterdrückungsschwelle von Hinweisgebern und erhöht die Akzeptanz und den Erfolg des Meldesystems. Gleichzeitig ist der Dialog zwischen dem Hinweisgeber und der Person, die den Fall bearbeitet, entscheidend für eine effiziente Lösung des Falls. Spezielle Verschlüsselungstechnologie und Mailbox-Funktion können einen vertraulichen Austausch realisieren und gleichzeitig die Identität des Anrufers schützen.
3. Datenspeicherung und Zugriff
Wir empfehlen in jedem Fall, Ihre Daten auf einem deutschen oder EU-geschützten Server zu speichern. Zumal das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde. Darüber hinaus haben Dritte, einschließlich Anbieter von Hinweisgebersystemen, niemals Zugriff auf Ihre Daten.
4. Sprachbereich
Webbasierte Berichtssysteme können je nach Design Berichte in verschiedenen Sprachen empfangen. Dies ist insbesondere für international tätige Unternehmen ein wichtiges Kriterium, um Hinweisgebern die Abgabe von Hinweisen in ihrer Muttersprache zu ermöglichen und die Sperrschwelle so gering wie möglich zu halten. Mit Hilfe der Übersetzungsfunktion können Sie empfangene Nachrichten in die Sprache der Person übersetzen, die sie bearbeitet.
5. Unabhängiges Sicherheitsmanagement
Regelmäßige Sicherheitstests durch unabhängige IT-Experten sind ein wichtiges Qualitätsmerkmal jeder Whistleblowing-Software. Als Indikator für die Sicherheit solcher Anwendungen dient auch eine DSGVO-konforme Datenschutzzertifizierung.
6. Länderspezifischer Datenschutz
Bei der internationalen Nutzung interner Meldewege sollten Sie die Datenschutzanforderungen und gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes berücksichtigen. Beispielsweise ist die anonyme Berichterstattung zu bestimmten Themen in einigen Ländern nicht erlaubt. Solche spezifischen Anforderungen lassen sich daher gut mit einer webbasierten Lösung abbilden.
7. Fallbearbeitung und Dokumentation
Die an das Hinweisgebersystem gekoppelte Fallbearbeitung ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse und Messwerte des Bearbeitungsprozesses aus unterschiedlichen Quellen zu erfassen und auszuwerten. Gleichzeitig helfen Reports und Statistiken, Fälle rechtssicher und revisionssicher zu dokumentieren und relevante Informationen für Compliance-Abteilungen und Unternehmensleitung bereitzustellen.
8. Kombinieren von Meldekanälen
Ein modernes webbasiertes Hinweisgebersystem ist modular aufgebaut und kann Hinweise aus verschiedenen Quellen erfassen und verarbeiten. So kann es im Rahmen des Compliance-Managements eines Unternehmens in Kombination mit sprachbasierten Lösungen und Ombudspersonen eingesetzt werden.
10. 24/7-Verfügbarkeit
Ein wesentlicher Vorteil des digitalen Meldesystems besteht darin, dass es rund um die Uhr Zugriff bietet, sodass Verstöße national oder global gemeldet werden können.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen das Whistleblowing-System näher bringen und freuen uns von Ihnen zu hören.
Ihr Team der TKD!
Wenn Sie einen Verstoß melden möchten, finden Sie unser Whistleblowing-Formular hier.