Mobile Unternehmenskommunikation gehört zum Alltag moderner Unternehmen. Spätestens seit der Corona-Pandemie, in der knapp 25% der Unternehmen ihre Mitarbeiter ins HomeofGce versetzen mussten, ist mobile Kommunikation unverzichtbar. Mehr als 10 Millionen Arbeitnehmer beGnden sich in Deutschland aktuell im HomeofGce und sind auf mobile Devices angewiesen.

Doch wie viel Aufwand steckt tatsächlich in der selbständigen Verwaltung einer mobile Flotte? Wir zeigen euch die versteckten Kosten, legen Erfahrungsberichte aus mehr als 7 Jahren und Statistiken zugrunde.

Der Prozess

In diesem Bericht werden wir mit Ihnen, anhand der Muster GmbH, die Anschaffung 100 mobiler Devices simulieren. Gemeinsam schauen wir hinter den Vorhang und zeigen die Grenzen der mobilen Selbstverwaltung auf.

Die Muster GmbH ist in unserem Modell, ein mittelständisches Unternehmen mit knapp 150 Mitarbeitern, von denen wiederum 100 mit mobile Devices ausgestattet sind. Im Juni 2021 endet die Laufzeit der aktuellen Smartphone Generation der Muster GmbH. Mobilfunkverträge laufen aus – müssen verlängert oder neu verhandelt werden, die alte Hardware kommt weg und neue Devices werden angeschafft.

Ein Prozess, der auf den ersten Blick sehr simpel klingt und häuGg an Abteilungen wie den Einkauf oder die Firmen-IT weitergeleitet wird. Diese vermeintlich schnell gelösten Aufgaben sind in der Realität echte Zeit- und Ressourcenfresser. Schauen wir uns aus diesem Grund den umfangreichen Prozess der Beschaffung an.

Die Beschaffung

Die Herangehensweise bei der Beschaffung von Smartphones ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die Muster GmbH jedoch entschied sich, im ersten Schritt Ihren aktuellen Smartphone Bestand aufzulisten. Nach Abschluss dieser Zählung, häuGg mithilfe von Excel-Tabellen, konnte festgestellt werden, dass insgesamt 112 Geräte zur Firmen^otte gehören.

Dieser Firmenpool hat einen gewissen Restwert. Sich mit den aktuellen Marktpreisen auseinanderzusetzen, verschiedene Ankäufer zu kontaktieren und zukünftig den bestmöglichen Preis zu erzielen ist meist aufwendig und kostet Zeit. Zeit die ein IT-Leiter oft nicht hat.
So werden die Geräte vorab zu Minderpreisen an einen Ankäufer abgetreten. Im Rahmen der Rückführung werden Sie diesem Ankäufer dann zugestellt. Ressourcen und Kapital gehen verloren.

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Nachdem die Muster GmbH ihr Kapital berechnet hat und Ihre Gnanziellen Möglichkeiten abgewägt hat, stellt sich die Frage welche Smartphones sollen es werden und wie beschaffe ich diese. Eine umfangreiche Prüfung aller Devices und die Möglichkeiten diese ins Unternehmen einzubinden, kostet Zeit und abermals Ressourcen.

Die Muster GmbH entschied sich für insgesamt 80 iPhone 11 mit 128GB und für die Führungspersonen ein iPhone 12 Pro mit 256 GB und beginnt sofort mit der Suche nach dem besten Preis.
Wieder steht die Muster GmbH vor einer langen Aufgabenliste voller Meetings mit Distributoren und Carriern. Bei all den Angeboten, die sie in dieser Zeit haben werden, geben wir Ihnen einen Hinweis:

Sie werden nie den bestmöglichen Preis erhalten. Mit einer Abnahmemenge von 100 Geräten hat die Muster GmbH keinen Impact auf den Carrier oder den Distributor der Devices und bewegen sich nur knapp unter dem Listenpreis.

Zusätzlich gilt die Verfügbarkeit als ein häuGg unterschätztes Risiko. In der aktuellen Zeit ist es herausfordernd, eine Großbestellung von 100 Devices auszulösen und diese zum gewünschten Zieltermin zu erhalten. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Muster GmbH alle Hürden der Beschaffung erfolgreich meistern konnte. Wie geht es nun weiter?

Der Rollout

In diesem Teilprozess der Hardwareintegration wird der Aufwand regelmäßig unterschätzt. Es handelt sich hierbei nicht um einen einfachen Hardware-Austausch.

Alle Smart-Devices enthalten bereits wichtige Kontakt- und Unternehmensdaten. Ohne passende Anleitung und DSGVO-Konforme Sicherung gehen wichtige Daten verloren. Außerdem gilt es, zu jedem Zeitpunkt die Unternehmenskommunikation aufrecht zu erhalten, also keine Ausfallzeiten von Devices zu riskieren.

  • Versand von 100 Geräten an 100 verschiedene Mitarbeiter in unterschiedlichsten Niederlassungen, Home-Office und anderen Standorten.
  • Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Austausch der Altgeräte.
  • Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Installation der neuen Devices.
  • Durchführung einer DSGVO-konformen Datenlöschung.
  • Bereitstellung eines Helpdesks für eventuelle Rückfragen und auftretende Herausforderungen.

Der Beschaffungsprozess wurde hier vereinfacht dargestellt! Die Herausforderungen im B2B-Markt sind jedoch wesentlich komplexer und anspruchsvoller:

Nach Auswertung mehrerer hundert Kundendaten haben wir den Beschaffungsprozess, der aus Bestellung, Annahme und Einbuchung der Neugeräte, Registrierung im DEP/MDM, Staging, Verpackung und Versand der Geräte besteht, auf durchschnittlich 1,5 Stunden pro Device veranschlagt, zzgl. Materialkosten für das Staging und den Versand.

Über die gesamte Nutzungsdauer der Devices treten verschiedene Herausforderungen mit und rund um die Geräte auf. Neben täglichen Anfragen zu Themen wie SIM-PIN und abnehmender Akkuleistung sind größere Themen zu bewältigen. Im weiteren Verlauf werden wir mit der Muster GmbH auch klassische Schadens- und Reparaturfälle sowie das On- und Offboarding von Mitarbeitern genauer betrachten.

Schadens- und Reparaturfall

Lassen Sie uns nun den klassischen Schadens- oder Defektfall eines Geräts betrachten. Sollte das Device eines Mitarbeiters ausfallen, unabhängig davon, ob durch eigenes Verschulden oder technische Defekte, steht die Aufrechterhaltung der Kommunikation an oberster Stelle.

In der Regel bleiben hier wichtige Aufgaben wie die zertifizierte Datenlöschung oder die Reparatur des defekten Geräts oft auf der Strecke. Der selbstständige Austausch und Reparaturservice betrifft durchschnittlich 10-20% der Smartphone-Flotte – Unterschiede hängen dabei vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens ab, wie etwa Baustellen, Büros oder Außendienst.

Wir kalkulieren bei einem klassischen Schadensfall folgende Arbeitsschritte

  • Schadensmeldung
  • Installation des Austauschgeräts Austausch der Devices
  • Prüfung und zertifizierte Löschung
  • Versand an Reparaturfirma
  • Rückführung des Device an den Austauschpool
  • Rechnungsverarbeitung und Dokumentation des Austauschs im Asset-Manager

Insgesamt kommen wir bei der Muster GmbH bei einem Schadensfall von bis zu 20 Geräten auf einen Aufwand von über 28 Stunden im Rahmen der Laufzeit. Die Prozesse müssen dabei effizient und reaktionsschnell gestaltet sein.

Doch wie kann diese Effizienz gewährleistet werden? Oft wird die Firmen-IT in diesen Prozess eingebunden, was eine ressourcen- und zeitintensive Aufgabe darstellt, für die es häufig keine optimierten Abläufe gibt. Dadurch gehen diese Aufgaben im hektischen Alltagsgeschäft oft unter.

Die Herausforderungen um das Mitarbeiter On- und Offboarding liegen auf der Hand

  • Altgerät zurückführen
  • Zertifizierte Datenlöschung
  • Device aufbereiten, Staging und ggf. Austausch SIM-Kartenverwaltung und Nummerntausch
  • Tarifanpassung
  • Neuen Mitarbeiter Onboarden und Device zur Verfügung stellen

Das Mitarbeiter On- und Offboarding stellt Unternehmen häufig vor Hürden, die nicht nur eine Abteilung beanspruchen, sondern auch zum Kostentreiber und Ressourcenfresser avancieren.

Fazit

Die Aufwendungen für die Verwaltung einer mobilen Flotte sind enorm. In den meisten Fällen spiegeln sie keine dedizierte Stelle eines spezialisierten Mitarbeiters wider, sondern werden auf verschiedene Unternehmensbereiche verteilt. Häufig sind Einkäufer, IT-Leiter, die Buchhaltung und das interne Service Management mit herausfordernden Aufgaben konfrontiert. Ressourcen werden gebunden und wesentliche Aufgaben sowie Prozesse leiden darunter.

Die Einstellung eines Spezialisten lohnt sich oft nicht. Die Prozesse sind unregelmäßig und variieren stark in ihrer Intensität. Eine Reparatur mit Austausch kann Stunden dauern, während das Mitarbeiter On- und Offboarding zu einem komplexen Sachverhalt werden kann, der zahlreiche Abteilungen involviert.

Feste Kosten lassen sich auf diese Weise nur schwer beziffern. Häufigste Kostentreiber sind der Personalaufwand, zu teure Tarife und hohe Hardwarebeschaffungskosten.

Unternehmen verschwenden Ressourcen und verursachen Kosten durch die komplizierten Prozesse der eigenständigen Verwaltung ihrer Mobilfunkflotte – Kosten, die vermieden werden können.

Die Lösung – TKD LifeCycle Management

Mit dem TKD LifeCycle Management lösen wir die zeit- und ressourcenintensiven Aufgaben rund um die Verwaltung Ihrer mobilen Flotte. Bei TKD erhalten Sie einen dedizierten Ansprechpartner, der sich um Ihre täglichen Herausforderungen kümmert. Von der Beschaffung über die Verteilung und Verwaltung der mobilen Endgeräte bis hin zum Mitarbeiter On- und Offboarding sowie dem Buyback – wir übernehmen alle Prozesse Ihres IT Asset Managements.

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