Mobilna komunikacja firmowa to codzienność nowoczesnych przedsiębiorstw. Najpóźniej od czasu pandemii koronawirusa, kiedy blisko 25% firm musiało przenieść swoich pracowników do pracy zdalnej, komunikacja mobilna stała się nieodzowna. W Niemczech ponad 10 milionów pracowników wykonuje obecnie pracę zdalną i jest zależnych od urządzeń mobilnych.
Ile jednak faktycznie wysiłku wymaga samodzielne zarządzanie flotą mobilną? Pokazujemy Państwu ukryte koszty, opierając się na relacjach z ponad 7 lat doświadczeń oraz na statystykach.
Proces
W niniejszym raporcie zasymulujemy wspólnie z Państwem, na przykładzie firmy Muster GmbH, zakup 100 urządzeń mobilnych. Razem zajrzymy za kulisy i pokażemy granice samodzielnego zarządzania flotą mobilną.
Muster GmbH to w naszym modelu średniej wielkości przedsiębiorstwo zatrudniające blisko 150 pracowników, z których 100 wyposażonych jest w urządzenia mobilne. W czerwcu 2021 roku kończy się okres użytkowania obecnej generacji smartfonów firmy Muster GmbH. Umowy na usługi telefonii komórkowej wygasają – trzeba je przedłużyć lub wynegocjować na nowo, stary sprzęt zostaje wycofany, a nowe urządzenia zakupione.
Proces, który na pierwszy rzut oka brzmi bardzo prosto i często zostaje przekazywany do działów takich jak zakupy czy firmowy dział IT. Te pozornie szybko rozwiązywane zadania w rzeczywistości pochłaniają jednak mnóstwo czasu i zasobów. Z tego powodu przyjrzyjmy się rozbudowanemu procesowi zakupu.
Zakup
Podejście do zakupu smartfonów różni się w zależności od przedsiębiorstwa. Muster GmbH zdecydowała się jednak w pierwszym kroku sporządzić listę swojego aktualnego stanu smartfonów. Po zakończeniu tego zliczania, często z pomocą arkuszy Excel, ustalono, że do floty firmowej należy łącznie 112 urządzeń.
Ta pula firmowa ma pewną wartość rezydualną. Zapoznawanie się z aktualnymi cenami rynkowymi, kontaktowanie się z różnymi nabywcami i osiąganie w przyszłości najlepszej możliwej ceny jest zazwyczaj pracochłonne i kosztuje czas. Czas, którego kierownik IT często nie ma. W efekcie urządzenia są z góry odsprzedawane nabywcy po zaniżonych cenach. W ramach zwrotu są one następnie dostarczane temu nabywcy. Zasoby i kapitał zostają utracone.
Po obliczeniu przez Muster GmbH swojego kapitału i rozważeniu możliwości finansowych pojawia się pytanie, jakie smartfony wybrać i jak je pozyskać. Szczegółowa weryfikacja wszystkich urządzeń oraz możliwości ich integracji w przedsiębiorstwie kosztuje czas i ponownie zasoby.
Muster GmbH zdecydowała się łącznie na 80 iPhone’ów 11 z pamięcią 128 GB, a dla kadry kierowniczej na iPhone’a 12 Pro z pamięcią 256 GB, i natychmiast rozpoczyna poszukiwania najlepszej ceny. Ponownie Muster GmbH staje przed długą listą zadań pełną spotkań z dystrybutorami i operatorami. Wobec wszystkich ofert, które w tym czasie otrzyma, dajemy Państwu jedną wskazówkę:
Nigdy nie otrzymają Państwo najlepszej możliwej ceny. Przy wolumenie zakupu 100 urządzeń Muster GmbH nie ma wpływu na operatora ani dystrybutora urządzeń i porusza się jedynie tuż poniżej ceny katalogowej.
Dodatkowo dostępność stanowi często niedoceniane ryzyko. W obecnych czasach wyzwaniem jest złożenie dużego zamówienia na 100 urządzeń i otrzymanie go w pożądanym terminie docelowym. W naszym przykładzie zakładamy, że Muster GmbH zdołała pomyślnie pokonać wszystkie przeszkody związane z zakupem. Co dzieje się dalej?
Rollout
W tym etapie procesu integracji sprzętu nakład pracy jest regularnie niedoceniany. Nie chodzi tu bowiem o zwykłą wymianę sprzętu.
Wszystkie urządzenia Smart zawierają już ważne dane kontaktowe i firmowe. Bez odpowiedniej instrukcji i zabezpieczenia zgodnego z RODO ważne dane zostają utracone. Ponadto należy w każdym momencie utrzymać komunikację firmową, czyli nie ryzykować przestojów urządzeń.
- Wysyłka 100 urządzeń do 100 różnych pracowników w najróżniejszych oddziałach, biurach domowych i innych lokalizacjach.
- Sporządzenie instrukcji krok po kroku dotyczących wymiany starych urządzeń.
- Sporządzenie instrukcji krok po kroku dotyczących instalacji nowych urządzeń.
- Przeprowadzenie usuwania danych zgodnie z RODO.
- Zapewnienie helpdesku na wypadek ewentualnych pytań i pojawiających się wyzwań.
Proces zakupu został tu przedstawiony w uproszczeniu! Wyzwania na rynku B2B są jednak znacznie bardziej złożone i wymagające:
Po analizie kilkuset zestawów danych klientów oszacowaliśmy proces zakupu, na który składają się zamówienie, przyjęcie i zaksięgowanie nowych urządzeń, rejestracja w DEP/MDM, staging, pakowanie i wysyłka urządzeń, na średnio 1,5 godziny na urządzenie, powiększone o koszty materiałów na staging i wysyłkę.
Przez cały okres użytkowania urządzeń pojawiają się różne wyzwania związane z urządzeniami i ich obsługą. Oprócz codziennych zapytań dotyczących kwestii takich jak SIM-PIN czy spadająca wydajność baterii, do rozwiązania są również poważniejsze tematy. W dalszej części przyjrzymy się wraz z Muster GmbH również klasycznym przypadkom uszkodzeń i napraw oraz onboardingowi i offboardingowi pracowników.
Przypadek uszkodzenia i naprawy
Przyjrzyjmy się teraz klasycznemu przypadkowi uszkodzenia lub usterki urządzenia. Jeśli urządzenie pracownika ulegnie awarii, niezależnie od tego, czy z winy własnej, czy wskutek usterki technicznej, utrzymanie komunikacji jest priorytetem najwyższej wagi.
Z reguły ważne zadania, takie jak certyfikowane usuwanie danych czy naprawa uszkodzonego urządzenia, często pozostają wtedy zaniedbane. Samodzielna wymiana i serwis napraw dotyczy średnio 10-20% floty smartfonów – różnice zależą przy tym od obszaru działalności przedsiębiorstwa, jak na przykład place budowy, biura czy praca w terenie.
W przypadku klasycznego uszkodzenia uwzględniamy następujące etapy pracy
- Zgłoszenie szkody
- Instalacja urządzenia zastępczego i wymiana urządzeń
- Weryfikacja i certyfikowane usuwanie danych
- Wysyłka do firmy naprawczej
- Zwrot urządzenia do puli zastępczej
- Przetwarzanie faktur i dokumentacja wymiany w Asset Managerze
Łącznie w firmie Muster GmbH przy przypadku uszkodzenia obejmującym do 20 urządzeń dochodzimy do nakładu pracy przekraczającego 28 godzin w okresie użytkowania. Procesy muszą być przy tym zaprojektowane efektywnie i z możliwością szybkiej reakcji.
Jak jednak można zapewnić taką efektywność? Często w ten proces angażowany jest firmowy dział IT, co stanowi zadanie pochłaniające zasoby i czas, dla którego często brakuje zoptymalizowanych procedur. W efekcie zadania te często giną w gorączce codziennych obowiązków.
Wyzwania związane z onboardingiem i offboardingiem pracowników są oczywiste.
- Zwrot starego urządzenia
- Certyfikowane usuwanie danych
- Przygotowanie urządzenia, staging oraz ewentualnie wymiana zarządzania kartami SIM i wymiana numerów
- Dostosowanie taryfy
- Onboarding nowego pracownika i udostępnienie urządzenia
Onboarding i offboarding pracowników często stawia przedsiębiorstwa przed przeszkodami, które nie tylko angażują jeden dział, lecz także stają się czynnikiem generującym koszty i pochłaniającym zasoby.
Podsumowanie
Nakłady na zarządzanie flotą mobilną są ogromne. W większości przypadków nie odzwierciedlają one dedykowanego stanowiska wyspecjalizowanego pracownika, lecz są rozłożone na różne obszary przedsiębiorstwa. Często z wymagającymi zadaniami zmagają się kupcy, kierownicy IT, księgowość oraz wewnętrzny service management. Zasoby zostają związane, a istotne zadania i procesy na tym cierpią.
Zatrudnienie specjalisty często się nie opłaca. Procesy są nieregularne i znacznie różnią się intensywnością. Naprawa z wymianą może trwać godziny, podczas gdy onboarding i offboarding pracowników może stać się złożoną kwestią angażującą liczne działy.
Stałe koszty trudno w ten sposób oszacować. Najczęstszymi czynnikami kosztowymi są nakład pracy personelu, zbyt drogie taryfy oraz wysokie koszty zakupu sprzętu.
Przedsiębiorstwa marnują zasoby i generują koszty w wyniku skomplikowanych procesów samodzielnego zarządzania swoją flotą mobilną – koszty, których można uniknąć.
Rozwiązanie – TKD LifeCycle Management
Dzięki TKD LifeCycle Management rozwiązujemy czaso- i zasobochłonne zadania związane z zarządzaniem Państwa flotą mobilną. W TKD otrzymują Państwo dedykowanego opiekuna, który zajmuje się Państwa codziennymi wyzwaniami. Od zakupu, poprzez dystrybucję i zarządzanie mobilnymi urządzeniami końcowymi aż po onboarding i offboarding pracowników oraz Buy-Back – przejmujemy wszystkie procesy Państwa IT Asset Managementu.
Just use. We care!
Chcą Państwo skorzystać z niezobowiązującej konsultacji dotyczącej TKD LifeCycle Management? Państwa wyzwania – nasze rozwiązania!
Skontaktuj się z nami już teraz!